Openingszinnen die je beter NIET gebruikt in e-mails
Foute openingszinnen kunnen niet alleen op feestjes de pret bederven. In geschreven communicatie kom je ze ook nog te vaak tegen. Geef jij potentiële klanten met één zin al een #metoo-gevoel? Klikken je lezers je e-mail al dicht zodra ze je titel hebben gelezen? Misschien kunnen onderstaande tips je dan helpen om betere nieuwsbrieven te schrijven. Zo kun je lezers toch op de hoogte houden van nieuwigheden, zonder dat ze gillend weglopen.
‘Gelukkige maandag!’
Waarom zou je mensen eraan herinneren dat het de eerste dag van een nieuwe werkweek is? Of eender welke andere dag? Doen alsof een doorsnee werkdag een reden is om te feesten, komt heel onwennig over bij lezers. Je durft niet met de deur in huis vallen en het meteen hebben over je diensten. Daarom zet je bovenaan je mail maar iets positiefs, eender wat! Compleet begrijpelijk maar te vermijden. Wens je contacten gerust een gelukkige verjaardag, een gelukkig nieuwjaar, een zalig kerstfeest, etc. Dat zullen ze vast appreciëren. En als je echt een openingszin nodig hebt, zijn er wel alternatieven. Bv. ‘Hopelijk is je week al goed begonnen’.
‘Beste meneer of mevrouw,’
Toegegeven, het is al een hele stap vooruit op ‘beste komma’ maar het komt toch afstandelijk over in communicatie. De tijd van ‘meneer’ en ‘mevrouw’ ligt al een paar generaties achter ons. Zelfs ondernemers en bestuursleden worden graag vlot en persoonlijk aangesproken. Daarom lees je ook nog weinig ‘u’ en ‘uw’ op websites vandaag de dag. Beste meneer of mevrouw is dus een te formele en onpersoonlijke manier om een contactpersoon aan te spreken via e-mail. Als het begin van je e-mail al uitstraalt dat je geen idee hebt aan wie je je richt, waarom zou iemand dan nog interesse hebben om verder te lezen?
‘Aan wie het aanbelangt’
‘Aan wie het aanbelangt’ is zo belachelijk formeel en onpersoonlijk. Je kunt je e-mail evengoed starten met ‘Hey dingske!’. Je contacten op een onpersoonlijke manier adresseren is dé garantie om je mail meteen in de prullenbak te doen belanden. Lezers hebben een interne radar voor spam. Voor dergelijke aansprekingen is die radar erg gevoelig. Misschien heb je niet de tijd om compleet gepersonaliseerde mails op te stellen. Toch vergt het geen creatief genie om een iets persoonlijker alternatief te verzinnen. Denk goed na over je e-mails. Tot wie richt je je? Zijn het klanten, mensen met interesse voor je niche, partners,…?
‘Je kent me niet maar…’
Aantonen dat je niets weet over je geadresseerde is al erg genoeg. Als je dan ook nog eens toegeeft dat je zelf een vreemde bent voor je contactpersoon, maak je het nog erger. Wie gaat nu zijn kostbare tijd steken in het lezen van een mail van een onbekende. Zo begint een stereotype spammail ook vaak. Je weet wel, zo eentje die je oproept om € 2000 te storten en belooft dat je dan het tienvoudige terugkrijgt. Het schept weinig vertrouwen. Het is eigenlijk ook nutteloze informatie. Kom liever meteen ter zake. Bv. ‘Ik wil je via deze weg graag op de hoogte brengen van / uitnodigen voor…’
‘Sorry dat ik even stoor maar…’
‘Sorry dat ik even stoor’ geeft meteen zo’n schoen-tussen-de-deur gevoel. ‘Ik verontschuldig me alvast voor mijn vervelend en opdringerig gedrag.’
Niets werkt zo erg op de zenuwen als geschreven verontschuldigingen aan het begin van een e-mail. Hiermee ondermijn je de boodschap van je tekst. Je vermijdt trouwens best ook alle andere constructies waarmee je jezelf onzeker opstelt of in twijfel trekt. Bv. ‘Ik kan mis zijn maar…’ / ‘Slaat dit ergens op?’ / ‘Hopelijk is het een beetje duidelijk?’
Ben je echt zo onzeker over hoe je mail zal worden ontvangen? Dan kun je er best nog even aan sleutelen voor je op ‘verzenden’ klikt.
‘Ik wil even terugkomen op…’
Met ‘ik wil even terugkomen op’ verwijs je terug naar een vorige e-mail. Vaak gebeurt dit om alsnog de aandacht te trekken van iemand die je mail niet heeft gelezen. En wat er dan volgt, is meestal een kort pleidooi over waarom de inhoud toch de moeite is. Daarna mag je je verwachten aan een copy-paste van de vorige e-mail. Veel mensen ervaren dit soort automatische mails als opdringerig. Waarom zou iemand die er de eerste maal geen tijd voor had, die tijd nu wel kunnen of willen opbrengen?
‘Ik zat zo te denken…’
Je beste vrienden zijn misschien geïnteresseerd in waaraan je zoal zit te denken maar je prospecten niet. Sinds ook professioneel e-mailcontact een pak informeler en persoonlijker is geworden, overdrijven sommige ondernemers in de andere richting.
krijg je ook soms mails
zonder interpunctie of hoofdletters
of met interpunctie; op vreemde plaatsen!?
die nauwelijks nog herkenbaar zijn
als geschreven taal
maar die eerder een luie transcriptie zijn
van gesproken taal?
Jazeker!
Dan heb je vast ook ervaren dat dit niet professioneel overkomt. Persoonlijk en informeel schrijven wil niet zeggen dat je alles neerpent exact zoals het in je opkomt.
‘Wist je dat…?’
Iedereen heeft zo wel iemand in zijn vriendenkring zitten: de ‘wist-je-dat-persoon’. In de ontspannen context van een groep vrienden is dat nog wel lollig maar je houdt wist-je-datjes best uit je e-mails. Vooral Vlamingen zijn erg gevoelig voor snoeverig gedrag. De schrijver geeft zo meteen een zelfgenoegzame indruk. Weetjes of statistieken kunnen je woorden wel kracht bij zetten maar zelden aan het begin van een e-mail. Hou ‘Wist je dat…’ dus best voor later of voor informele (drink)gelegenheden.
‘Hallo. Mijn naam is…’
Met een goede nieuwsbrief of e-mail wil je iets waardevols geven aan je prospecten. Het laatste dat je wil doen, is dus beginnen met droge informatie over jezelf, zoals je naam. Zaken als ‘ik heet…’ en ‘ik werk voor…’ of ‘ik ben <functie>’, ‘ik studeerde x aan de universiteit ven y’ laat je dus best achterwege. Begin beter meteen met te vertellen welke waarde jouw e-mail je contact kan bijbrengen. Waarmee kun jij helpen? Welk probleem kun je oplossen? Mensen hebben ook een radar voor verkoopspraatjes. Formele introducties zijn vaak de voorbode daarvan.
‘Hoe gaat het met jou?’
‘Hoe gaat het met jou?’ is in geschreven taal minstens even hol als in gesproken taal. Het is zoiets dat we zeggen als we onwennige stiltes willen vermijden. Je weet wel hoe het gaat wanneer je iemand ontmoet die je in geen tijden meer hebt gezien. Uit gebrek aan inspiratie begin je dan vaak maar met ‘Hoe gaat het?’. In nieuwsbrieven lees je vaak openingszinnen die hier erg op lijken. Bv. ‘Hopelijk gaat het goed met jou’. In e-mails kom je beter ter zake, zonder overbodige praatjes.
Eigenlijk komt het er vaak op neer dat openingszinnen overbodig zijn. Intussen zijn mensen wel vertrouwd met e-mails en nieuwsbrieven. Vaak schuilt achter een façade van bekommerdheid een brutaal verkoopspraatje. Wil je mensen niet intimideren? Probeer dan echt iets waardevols aan te bieden. Geef gratis advies of tips. Speel bijvoorbeeld in op een actueel probleem in jouw sector en hoe je dit kunt oplossen. Mensen zijn dankbaar voor concrete hulp. En als ze dan overtuigd geraken om een product of dienst aan te schaffen, komen ze sowieso bij jou terecht.
Recente reacties